terça-feira, 22 de dezembro de 2009

* Organizando Documentos *

Que atire a primeira pedra quem nunca se viu no meio de uma verdadeira bagunça de papéis importantes, contas pagas, extratos bancários... A home organizer Ingrid Lisboa ensina boas dicas para colocar a papelada em ordem!

Organize os documentos: o primeiro passo da organização geral da casa é o descarte.


Se tem algo na vida que todo mundo acaba juntando aos montes e muitas vezes sem necessidade são papéis, papéis e mais papéis... A princípio, tudo parece importante e nada deve ser jogado fora. Mas não é bem assim. Existem prazos para manter contas pagas arquivadas, por exemplo. Além disso, o desafio é descobrir a melhor forma de guardar esses documentos, de modo que possam ser encontrados com facilidade e sem entulhar a casa.

Segundo a home organizer Ingrid Lisboa, o primeiro passo da organização geral da casa é o descarte. “É preciso doar o que não é mais utilizado ou jogar fora o que está quebrado e não vale a pena consertar. E este princípio também vale para os papéis. No começo, deve-se despender um tempo para determinar a importância de cada documento na residência e na vida de cada um. Depois, fica mais fácil manter tudo em ordem”, ensina. A seguir, acompanhe as dicas de Ingrid Lisboa.

Correspondências


As contas e documentos diversos que chegam diariamente em casa não deve ser empilhados, e sim separados em três categorias, limitando a entrada de papel em casa e no home office, e não somente organizando-o.

* Se for para você, providencie a resolução. Se for uma conta, guarde-a na pasta de contas a pagar; se for uma carta, programe-se para responder; se for um documento para arquivar, guarde-o no mesmo dia; e se for uma revista, deixe-a no local em que você poderá lê-la

* Se não é para você, destine ao responsável. É interessante ter uma pasta ou caixa para esta pessoa, que poderá checar o que chegou todos os dias

* O que é lixo deve ser descartado na hora. E aí se incluem encartes diversos que chegam com o boleto do cartão de crédito, revistas promocionais e catálogos sem interesse para você

Como arquivar

Para manter em ordem os papéis, documentos e contas, deve-se utilizar pastas de papel ou plástico e separar tudo por categoria: contas de condomínio, recibos escolares, documentos pessoais etc. Pastas sanfonadas também são boa opção, e você pode dividir por tipo de conta e documento ou pelo mês em que foram pagos. Para organização de fotografias, os álbuns ainda são a melhor alternativa porque também protegem as fotos. Os álbuns devem ser guardados na vertical e em um ambiente ventilado e com pouca alteração de temperatura.

Onde guardar

As pastas podem ficar arquivadas em armários fechados, para não ficarem à vista, ou ainda em gavetas, gavetões de pastas suspensas ou caixas de papelão resistente. O importante é que fiquem bem ordenadas e atualizadas com a documentação do mês, facilitando o acesso a qualquer momento. Nunca se sabe quando será preciso pegar um manual de instrução, a garantia de um produto ou a escritura da casa.

Em bom estado

Para que os documentos não se deteriorem com o tempo, os papéis devem ser manuseados com cuidado, com as mãos limpas e secas, e em especial os mais importantes, como a escritura da casa ou os pessoais. É comum o surgimento de manchas causadas por resíduos que ficam em nossas mãos.

Por quanto tempo

* IPTU - 6 anos
* Convênio médico - 5 anos
* Recibos de aluguel - 3 anos
* Imposto de renda - 5 anos
* Recibos de condomínio - 5 anos
* Telefone, água, luz, celular e TV a cabo - 2 a 5 anos
* Faturas de cartão de crédito - 1 ano
* Notas fiscais - indefinido
* Holerites - até a aposentadoria
* Documentos do INSS, FGTS e Carteira de Trabalho - até a aposentadoria
* Escolas - 5 anos
* Extratos bancários - 1 ano
* Taxas municipais e estaduais - 5 anos
* Seguro - 1 ano
* Multas de trânsito - até o próximo licenciamento
* Recibos de consultas médicas e odontológicas - 5 anos

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